Как се пише оферта към клиент

Офертата е първият документ, по който клиентът преценява дали сте сериозен партньор. Неясен обхват, цени „ориентировъчно“ и липса на срок за валидност водят до безкрайни уточнения, а понякога – до загуба на сделката от конкурент с по-подреден документ.

Тук ще видите как да подредите една оферта за стоки или услуги така, че клиентът да разбере какво получава, колко струва и какво трябва да направи, за да я приеме. Структурата важи и за една страница в PDF, и за 10-странична оферта по обществена поръчка.

Какво ще ви трябва

• Ясни отговори от клиента: какво точно иска, в какво количество, за кога и къде
• Вашите себестойност и минимална приемлива цена за всяка позиция
• Данните на фирмата ви: наименование, ЕИК, адрес, ДДС номер (ако сте регистрирани)
• Шаблон в Word, Excel или програма за фактуриране с номерация на офертите
• Готова таблица с цени в евро, с и без ДДС

Стъпка по стъпка

1. Изяснете нуждата преди да пишете. Обадете се на клиента и уточнете количества, срокове, място на доставка, кой взима решението и има ли бюджет. Офертата, написана по „изпратете ми цени за столове“, почти винаги се пренаписва. Запишете отговорите – те стават раздел „Обхват“.
2. Подредете заглавната част. Най-отгоре: вашата фирма с ЕИК и адрес, номер и дата на офертата (например ОФ-2026-0147 / 24.10.2026), за кого е (фирма, лице за контакт) и тема в едно изречение: „Оферта за доставка и монтаж на 20 работни стола за офис в София“.
3. Напишете кратко резюме. Три-четири изречения: какво предлагате, за какъв срок и каква е общата стойност. Клиентът, който отваря офертата на телефона, трябва да получи отговора си от първия абзац.
4. Опишете обхвата – какво включва и какво не. Избройте точно продуктите или дейностите: модели, количества, цветове, срокове за изпълнение, кой осигурява транспорта и монтажа. Добавете изричен списък „Не е включено“: демонтаж на старо обзавеждане, изнасяне на опаковки, работа извън работно време. Това предпазва и двете страни от спор после.
5. Направете ценовата таблица. Колони: позиция, описание, количество, единична цена, обща стойност. Под таблицата: „Общо без ДДС“, „ДДС 20 %“ и „Общо с ДДС“ – в евро, с две цифри след десетичната запетая. Ако фирмата ви не е регистрирана по ЗДДС, напишете „ДДС не се начислява – основание чл. 113, ал. 9 от ЗДДС“. Отстъпка за количество показвайте като отделен ред, за да се вижда, че е направена.
6. Посочете условията. Плащане: например 50 % аванс при потвърждение и 50 % при доставка, по банков път, в 5-дневен срок от фактурата. Срок на доставка: „до 15 работни дни от получаване на аванса“. Гаранция: „24 месеца за механизмите“. Транспорт: включен или по тарифа. Колкото по-конкретни са условията, толкова по-малко въпроси ще получите.
7. Определете валидност. Стандартът е 14 или 30 дни от датата на офертата. Ако зависите от доставчик с променливи цени, добавете: „Цените са валидни при потвърждение до … и могат да бъдат актуализирани при промяна в цените на производителя.“ Без срок клиентът може да се върне след половин година със старите цени.
8. Оформете и изпратете. Експортирайте в PDF, кръстете файла разбираемо („Oferta-OF-2026-0147-Firma-stolove.pdf“) и го прикачете към имейл с 3–4 изречения: за какво е, обща сума с ДДС, валидност и покана за въпроси. Ако позициите са над 10, пратете и Excel версия, за да може клиентът да смята.
9. Проследете офертата. След 2–3 работни дни се обадете (не само пишете) и попитайте дали има въпроси и дали нещо липсва. Второ напомняне – след още една седмица, по имейл. След третия опит без отговор отбележете офертата като „неактивна“ и спрете – досаждането вреди повече от мълчанието.
10. Потвърдете приемането писмено. Поискайте отговор „Приемаме оферта № …“ по имейл или подписан екземпляр. За по-големи сделки изгответе договор; за аванса издайте проформа фактура, а след плащането – фактура в 5-дневен срок, както изисква ЗДДС. Проформата не е данъчен документ и не се осчетоводява.

Съвети и чести грешки

• Не копирайте стара оферта, без да смените името на клиента и датата – това се случва по-често, отколкото предполагате.
• Не пишете „около“, „ориентировъчно“ и „цените подлежат на уточнение“ – ако не можете да дадете цена, дайте етапна оферта с фиксирана цена за първия етап.
• Не давайте отстъпка, преди клиентът да я поиска. Оставете си резерв от 5–10 % за преговори.
• Обяснете цената с ползи („механизъм синхрон, тестван за 100 000 цикъла“), не само с характеристики.
• Проверете сборовете в таблицата – грешка от едно евро разваля доверието.
• Една оферта – един отговорник с телефон и имейл, посочени в края на документа.

Често задавани въпроси

Офертата обвързваща ли е?

Съгласно Търговския закон офертата (предложението) обвързва подателя в посочения срок на валидност, ако е достатъчно определена. Затова валидността и условията трябва да са ясно написани.

Да показвам ли цените с или без ДДС?

При B2B клиенти водещите цени са без ДДС, но винаги показвайте и крайната сума с ДДС. При частни лица водеща е цената с ДДС.

Колко дълга трябва да е офертата?

За стандартна доставка – една-две страници. По-дълга е нужна само при проекти с много етапи или при изисквания на обществена поръчка.