Как се организира фирмен архив – срокове за съхранение на документи в България

Всяка фирма – от ЕТ до голямо ООД – е длъжна да пази счетоводните и трудовите си документи определен брой години, а при проверка от НАП, НОИ или Инспекцията по труда да ги представи в срок, обикновено от 7 до 14 дни. Добре организираният архив спестява часове търсене и глоби за непредставени документи.

В тази статия ще видите законовите срокове, една проста схема за подредба и правилата за електронен архив, които НАП приема.

Какво ще ви трябва

• Класьори с широк гръб (8 см) или архивни кутии и етикети; за по-големи обеми – метален шкаф със заключване.
• Скенер или многофункционално устройство със сканиране към PDF (достатъчни са 300 dpi, черно-бяло).
• Място за електронния архив: сървър, NAS или облачно хранилище с резервно копие.
• Таблица (регистър) на архива в Excel: номер на папка, вид документи, период, срок за унищожаване.
• Един отговорник – обикновено счетоводителят или офис мениджърът.

Стъпка по стъпка

1. Научете законовите срокове. Законът за счетоводството (чл. 12) изисква: ведомости за заплати – 50 години; счетоводни регистри, финансови отчети и документи за данъчен и осигурителен контрол, одит и финансови инспекции – 10 години; всички останали носители на счетоводна информация – 3 години. Сроковете текат от 1 януари на отчетния период, следващ този, за който се отнасят.
2. Добавете сроковете по ДОПК и ЗДДС. По чл. 38 от ДОПК счетоводната и търговската информация се пази 5 години след изтичане на давностния срок за публичното задължение, което прави реално около 10–11 години за фактури и данъчни документи. По чл. 121 от ЗДДС данъчните документи се пазят същия срок в оригиналния им вид – хартиен или електронен.
3. Не забравяйте трудовите документи. Трудови договори, заповеди, допълнителни споразумения и документи за осигурителен стаж се пазят 50 години, защото се използват за пенсиониране. Длъжностни характеристики, графици и отпуски – поне 3 години след прекратяване на договора; документите по ЗБУТ (инструктажи) – 5 години.
4. Разделете архива на серии. Типична схема: 01 Продажби (издадени фактури), 02 Покупки (получени фактури), 03 Банка, 04 Каса, 05 ТРЗ и личен състав, 06 Договори, 07 ДДС дневници и декларации, 08 Годишни отчети, 09 Кореспонденция с институции, 10 Дълготрайни активи.
5. Подредете хронологично и номерирайте. Във всяка серия документите са по месеци и по номер. Етикетът на гърба съдържа серия, година, диапазон (напр. „02 Покупки / 2026 / № 1–350“) и годината на унищожаване – така още на пръв поглед знаете какво може да се освободи.
6. Сканирайте текущо. Сканирайте всеки документ при постъпването му, именувайте файла по схема „ГГГГ-ММ-ДД_контрагент_номер.pdf“ и го запишете в папка със същата структура като хартиената. За PDF от доставчици просто ги преместете – не ги печатайте.
7. Водете регистър на архива. В таблицата записвайте всяка папка/кутия, къде се намира физически, кой я е взел и кога е върната. При напускане на счетоводител това е документът, с който се предава архивът.
8. Защитете достъпа. Личните данни на служители и клиенти попадат под GDPR и Закона за защита на личните данни – заключен шкаф, отделни права за папката „ТРЗ“ и регистър на дейностите по обработване. Пазете резервно копие на електронния архив на друго място.
9. Унищожавайте по протокол. След изтичане на срока съставете протокол за унищожаване с опис на документите, подписан от управителя и отговорника, и използвайте шредер (ниво P-4 за лични данни) или фирма за конфиденциално унищожаване. Не изхвърляйте документи без протокол.
10. При закриване на фирмата. При ликвидация ведомостите и документите за осигурителен стаж се предават в съответното териториално поделение на НОИ (чл. 5, ал. 10 от КСО), а останалите документи се пазят от ликвидатора или от определено лице до изтичане на сроковете.

Съвети и чести грешки

• Само хартия или само електронно – законът допуска електронно съхранение, но документите трябва да са четими и възпроизводими през целия срок. Пазете електронно всичко и хартия за оригиналите с подпис (договори, протоколи, трудови досиета).
• Пазене „за всеки случай“ завинаги – излишните документи с лични данни са риск по GDPR. Унищожавайте по график.
• Термохартиени бележки избледняват – касовите бонове и бележките от POS терминали сканирайте или копирайте още през първия месец.
• Архив при счетоводната къща – уточнете в договора кой пази оригиналите и как ще ви бъдат върнати при смяна на счетоводител.
• Без резервно копие – един NAS в офиса не е архив. Приложете правилото 3-2-1: три копия, два носителя, едно извън офиса.
• Файлове с непонятни имена („scan0001.pdf“) – въведете правило за именуване още в първия ден.

Често задавани въпроси

Може ли да изхвърля хартиените фактури, ако имам сканирани копия?

За фактури, получени на хартия, ЗДДС изисква съхранение в оригиналния вид, затова практиката на НАП е да се пази хартията до изтичане на срока. Електронно получените фактури се пазят само електронно.

Колко се пазят банковите извлечения?

Те са документи за данъчен контрол – 10 години по Закона за счетоводството. Повечето банки дават онлайн достъп до извлечения за 5–7 години назад, така че си ги изтегляйте годишно.

Кой носи отговорност за архива?

Управителят на дружеството (чл. 16 от ЗСч). При непредставяне на документи при ревизия глобите по ДОПК и ЗСч започват от 500 лв. (около 256 €), а НАП може да определи данъчна основа по аналог.