Как се пише протокол от събрание – образец на структура

Протоколът е документът, който удостоверява какво е решено на едно събрание – на съдружници в ООД, на етажна собственост, на сдружение или просто на работен екип. Без протокол решението на практика не съществува: Търговският регистър, банката или общината ще поискат именно него.

Добрият протокол има постоянна структура, която се попълва за 20–30 минути. По-долу е образецът, който използваме, с бележки къде законът изисква повече формалности.

Какво ще ви трябва

• Поканата с дневния ред и доказателство, че е връчена в срок (за ООД – най-малко 7 дни преди събранието, чл. 139 от Търговския закон; за етажна собственост – 7 дни, чл. 13 от ЗУЕС).
• Списък на присъстващите с дялове/идеални части и подписи – той е приложение към протокола и доказва кворума.
• Избран председател на събранието и протоколчик.
• Дружествен договор или устав, за да знаете какво мнозинство е нужно за всяко решение.
• Компютър или бланка; за ООД в някои случаи – нотариус.

Стъпка по стъпка

1. Заглавие и идентификация. „ПРОТОКОЛ № 3/15.06.2026 г. от Общо събрание на съдружниците на „Пример“ ООД, ЕИК…“. При етажна собственост – адресът на сградата и входът.
2. Дата, час и място. „Събранието се проведе на 15.06.2026 г. от 18:00 ч. в офиса на дружеството на адрес…“. Ако е онлайн – посочете платформата и че уставът допуска такава форма.
3. Присъстващи и кворум. Избройте членовете с дяловете им: „Присъстват съдружниците Иван Иванов (60 % от капитала) и Петър Петров (40 %). Налице е кворум – представени са 100 % от капитала.“ За етажна собственост кворумът е над 67 % от идеалните части от общите части (чл. 15 от ЗУЕС).
4. Избор на председател и протоколчик. Запишете кой е предложен, резултата от гласуването и кой води протокола.
5. Дневен ред. Преписвайте го дословно от поканата. Точки извън поканата може да се обсъждат само ако присъстват всички и никой не възрази.
6. Обсъждане по всяка точка. Кратко: кой е докладвал, основните аргументи, зададените въпроси. Не стенографирайте – 3–5 изречения на точка са достатъчни.
7. Решение по всяка точка с резултат от гласуването. Формулирайте решението така, че да може да се изпълни без тълкуване: „РЕШЕНИЕ 2: Освобождава Петър Петров като управител и избира за управител Мария Георгиева, ЕГН…, считано от датата на вписване. Гласували: за – 100 %, против – 0, въздържали се – 0.“ Посочете и нужното мнозинство по закон или договор.
8. Закриване и подписи. „Поради изчерпване на дневния ред събранието бе закрито в 19:10 ч.“ Подписват председателят и протоколчикът; при ООД добра практика е да подпишат всички присъстващи съдружници.
9. Приложения. Списък на присъстващите, пълномощни на представители, поканата и доказателство за връчване, финансов отчет, ако е приеман.
10. Проверете за нотариална форма. При ООД решенията за промяна на дружествения договор, приемане и изключване на съдружник, увеличаване или намаляване на капитала, избор и освобождаване на управител и за придобиване или разпореждане с недвижими имоти се вземат с протокол с нотариално удостоверяване на подписите и съдържанието, извършени едновременно – освен ако дружественият договор изрично предвижда писмена форма (чл. 137, ал. 4 от ТЗ).
11. Разпространете. При етажна собственост протоколът се изготвя до 7 дни след събранието и се обявява на видно място във входа, като всеки собственик има право на копие (чл. 16 от ЗУЕС). При ООД – подава се в Търговския регистър към заявлението за вписване в 7-дневен срок от решението.

Съвети и чести грешки

• Решение без цифри от гласуването – „прие се единодушно“ не е достатъчно, когато законът иска квалифицирано мнозинство. Пишете проценти или брой гласове.
• Липсващ списък на присъстващите – без него не може да се докаже кворумът, а решението може да бъде оспорено.
• Разминаване между покана и дневен ред – често основание за обжалване на решения на етажна собственост пред районния съд.
• Общи формулировки („да се направи ремонт на покрива“) – посочете сума, срок, изпълнител или кой избира изпълнителя и от кой фонд се плаща.
• Протокол на един лист без номерация – номерирайте страниците и ги парафирайте, ако протоколът е дълъг.
• Електронни събрания – допустими са, ако уставът/договорът ги предвижда; запишете как е проверена самоличността на участниците.

Често задавани въпроси

Трябва ли протокол при ЕООД с един собственик?

Да. Едноличният собственик решава въпросите от компетентността на общото събрание с писмено решение (чл. 147 от ТЗ), което има същото съдържание като протокол, но се нарича „Решение на едноличния собственик на капитала“.

Колко дълго се пазят протоколите?

Протоколите на ООД се пазят в книгата за протоколи през целия живот на дружеството. За етажната собственост ЗУЕС предвижда книга на етажната собственост, която се съхранява от управителя и се предава на следващия.

Може ли протоколът да е на английски?

Може да е двуезичен, но пред български институции се представя българският текст. При нотариална заверка нотариусът заверява български документ или документ с превод.