Как се регистрира фирма по ДДС

Регистрацията по ЗДДС е моментът, в който фирмата започва да начислява 20 % ДДС върху продажбите си и да приспада ДДС от покупките. За някои тя е задължителна – при достигане на прага на облагаемия оборот или при сделки с партньори от ЕС – а други я избират доброволно, защото работят с регистрирани фирми и искат да ползват данъчен кредит. Регистрацията се прави в НАП и при редовни документи отнема около седмица.

Тук ще видите кога сте длъжни, кога ви е изгодно, какви документи се подават и какво се променя в ежедневието на фирмата след получаването на ДДС номер. Правилата се променят често (прагът беше повишен от 1 януари 2025 г.) – проверявайте актуалния текст на чл. 96 ЗДДС на nap.bg.

Какво ще ви трябва

• КЕП на представляващия или на упълномощен счетоводител – заявлението се подава електронно през portal.nra.bg (възможно е и на хартия в компетентния офис на НАП).
• Справка за облагаемия оборот по месеци за последните 12 месеца преди текущия – изготвя се от счетоводството.
• Точна представа кой вид регистрация ви трябва: по чл. 96 (задължителна по оборот), чл. 97а (услуги с ЕС), чл. 99 (вътреобщностни придобивания) или чл. 100 (доброволна).
• Счетоводител или софтуер, който може да води дневници за покупки и продажби – без това регистрацията е самоубийствена.

Стъпка по стъпка

1. Проверете дали сте задължени по оборот. Задължителна регистрация по чл. 96 има при облагаем оборот над 166 000 лв. (около 84 900 € – проверете точната стойност в евро в закона) за период от 12 последователни месеца преди текущия. „Облагаем“ е оборотът от доставки с 20 %, 9 % и 0 % ставка; освободените доставки (например наем на жилище на физическо лице, някои финансови и медицински услуги) не се броят. Следете го всеки месец – НАП също го вижда от вашите фактури.
2. Проверете специалните основания. Чл. 97а: ако получавате услуги от фирми в ЕС (реклама във Facebook/Google, софтуерни абонаменти, фрийланс платформи) или предоставяте услуги на фирми от ЕС, трябва регистрация преди първата сделка – без праг. Тя не дава право на данъчен кредит и не ви кара да начислявате ДДС на български клиенти. Чл. 99: при вътреобщностни придобивания на стоки над 20 000 лв. (около 10 200 €) годишно.
3. Преценете доброволната регистрация (чл. 100). Изгодна е, ако клиентите ви са основно ДДС-регистрирани фирми (за тях ДДС-то ви е неутрално) и имате значими покупки с ДДС – оборудване, стока, наем на офис. Неизгодна е, ако продавате на крайни клиенти – или вдигате цените с 20 %, или губите марж. При доброволна регистрация не можете да се дерегистрирате по избор в продължение на определен период (проверете актуалния срок, обикновено 24 месеца).
4. Спазете срока. При регистрация по оборот заявлението се подава в 7-дневен срок от изтичането на месеца, в който оборотът е достигнат. Ако прагът е прескочен за не повече от 2 последователни месеца, включително текущия – 7 дни от датата на достигането. Изпуснат срок означава, че дължите ДДС за периода от деня, в който е трябвало да сте регистрирани, без да сте го събрали от клиентите, плюс глоба.
5. Подайте заявлението. В портала на НАП: „Заявление за регистрация по ЗДДС“ (образец по ППЗДДС). Попълвате данни за фирмата, основанието, датата на достигане на оборота и прилагате справката за оборота по месеци. При учредяване на нова фирма може да заявите ДДС регистрация едновременно със заявлението в Търговския регистър.
6. Изчакайте проверката. НАП проверява основанието в 7-дневен срок и издава акт за регистрация. Може да ви поиска допълнителни документи (договори, фактури, доказателства за дейност, офис) – при новите фирми това е често. Датата на регистрация е датата на връчване на акта – от този ден нататък фактурите са с ДДС.
7. Получете и ползвайте ДДС номера. Той е „BG“ + вашия ЕИК (например BG123456789) и трябва да фигурира на всяка фактура. Проверете го във VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) – това е и начинът партньорите ви от ЕС да ви верифицират.
8. Организирайте месечното отчитане. Всеки месец до 14-то число подавате справка-декларация и дневници за покупките и продажбите, а при доставки за ЕС – и VIES декларация. Дължимият ДДС се внася в същия срок. Фактурите за покупки с право на данъчен кредит се ползват в месеца на получаване или в един от следващите 12 месеца.

Съвети и чести грешки

• Най-скъпата грешка: пропуснат праг. Ако оборотът ви стига 70–80 % от прага, пресмятайте всеки месец и подгответе документите предварително.
• Регистрацията по чл. 97а се пропуска масово от фрийлансъри и малки онлайн магазини – рекламата в Google/Meta е услуга от ЕС и изисква регистрация преди първата фактура.
• Касовите бележки и фактурите след регистрацията трябва да показват ДДС отделно – обновете касовия апарат и софтуера за фактуриране от първия ден.
• Личните разходи на управителя, минали „през фирмата“, са най-честата причина за отказан данъчен кредит при проверка. Данъчен кредит има само за покупки, използвани за облагаема дейност.
• Ставки: 20 % стандартна, 9 % за хотелско настаняване, 0 % при износ и вътреобщностни доставки с валиден ДДС номер на получателя – проверете за временни намалени ставки.
• Дневниците се подават електронно; хартиената регистрация е възможна, но месечното отчитане на практика изисква КЕП.

Често задавани въпроси

Мога ли да откажа регистрация, ако надвиша прага еднократно?

Не. Прагът се смята за 12 последователни месеца, а не за календарна година, и достигането му поражда задължение, дори следващите месеци да са слаби.

Колко струва регистрацията?

Самата регистрация в НАП е безплатна. Реалният разход е счетоводството – при ДДС регистрация месечната такса обикновено е 1,5–2 пъти по-висока заради дневниците и декларациите.