Как се прави квалифициран електронен подпис (КЕП)

Квалифицираният електронен подпис (КЕП) има същата правна сила като саморъчния подпис – по Регламент (ЕС) 910/2014 (eIDAS) и българския Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги. С него подавате документи в НАП, НОИ и Търговския регистър, ползвате egov.bg, подписвате договори и фактури и получавате официални съобщения електронно, без нито едно посещение на гише.

Издава се от удостоверяващи доставчици, вписани в доверителния списък на Комисията за регулиране на съобщенията: B-Trust (БОРИКА), Evrotrust, InfoNotary, StampIT (Информационно обслужване) и SEP (Спектър). Тук ще видите как се избира между облачен подпис и подпис на карта, какво струва и как се издава за един ден.

Какво ще ви трябва

• Валидна лична карта (за чужденци – паспорт или разрешение за пребиваване).
• За професионален КЕП на фирма: ЕИК и документ, че сте представляващ или пълномощно от управителя.
• Смартфон с работещ номер и имейл – за облачен подпис; компютър с USB порт – за карта с четец.
• Ориентировъчно 15–30 € годишно за сертификат плюс 15–25 € еднократно за смарт карта и четец; облачните подписи за граждани често са безплатни за държавни услуги и платени на подпис или абонамент при бизнес ползване. Проверете актуалните цени на доставчика.

Стъпка по стъпка

1. Решете какъв тип подпис ви трябва. Личен КЕП е на ваше име като физическо лице и стига за НАП, НОИ, egov.bg и лични договори. Професионален КЕП свързва вас с конкретна фирма (ЕИК) – нужен е, за да подавате от името на ЕООД в Търговския регистър, ДДС декларации и за банкови платформи. Фирмите могат да имат и електронен печат, но за малък бизнес управителят с професионален КЕП е достатъчен.
2. Изберете носител: облак или карта. Облачен/мобилен подпис (Evrotrust, B-Trust Mobile) живее в приложение на телефона – подписвате с PIN или биометрия отвсякъде, без четец и драйвери, и повечето държавни портали го приемат. Подпис на смарт карта или USB токен е класическият вариант: работи с всички системи, включително по-стари банкови и ведомствени, но изисква инсталация и носене на четеца. Много счетоводители ползват и двете.
3. Подайте заявка онлайн. На сайта на доставчика изберете продукта (личен/професионален, 1 или 3 години), попълнете данните и платете. При облачните подписи самата идентификация става през приложението – снимате личната карта и лицето си, при някои с кратък видеоразговор. При карта получавате талон за посещение.
4. Идентифицирайте се лично. За подпис на карта отивате в офис на доставчика или партньор (някои банки и Информационно обслужване имат пунктове в областните градове) с личната карта, подписвате договор и получавате картата, четеца и PIN кодовете на място. При професионален КЕП носите и документа за представителна власт.
5. Инсталирайте софтуера. За карта: свалете от сайта на доставчика драйвера за четеца и „middleware“ за картата (B-Trust – BISS; StampIT – собствен пакет), после разширението за браузъра. Проверете на тестовата страница на доставчика, че подписът се чете. За облачен подпис: активирайте приложението с получения код и задайте PIN.
6. Тествайте с реална услуга. Влезте в portal.nra.bg с „Вход с КЕП“ – ако видите вашите данни, всичко работи. За фирмен подпис първият път трябва да подадете в НАП заявление за ползване на електронни услуги с пълен достъп (еднократно).
7. Подписвайте документи. PDF се подписва безплатно в Adobe Acrobat Reader (Tools → Certificates → Digitally Sign) или в настолното приложение на доставчика (B-Trust Desktop, StampIT); облачният подпис подписва файлове през самото приложение или уеб портала. Получателят проверява подписа със свободни инструменти – не му трябва ваш доставчик.
8. Подновете навреме. Сертификатът е с валидност 1 или 3 години; доставчикът праща напомняне около месец преди изтичането и подновяването е онлайн, с текущия подпис, без ново посещение. Изтекъл сертификат не може да се поднови – трябва нова идентификация.

Съвети и чести грешки

• PIN кодът на картата се блокира след няколко грешни опита; има PUK за отблокиране – пазете го. При изгубен PUK картата е за смяна.
• Облачният подпис е вързан към телефона – при нов телефон го прехвърлете по процедурата на доставчика, преди да изтриете стария.
• Личен и професионален КЕП не са взаимозаменяеми: с личен не можете да подадете ДДС декларация на фирмата, а с професионален на една фирма – за друга фирма.
• Пазете КЕП като банкова карта – не го давайте на счетоводителя „за удобство“. Вместо това счетоводителят ползва собствен КЕП с пълномощно, регистрирано в НАП.
• Някои системи (стари портали, банки) работят само с конкретни браузъри или изискват Java – проверете изискванията, преди да се ядосвате на подписа.
• Подписаният PDF не трябва да се редактира след подписването – дори смяна на име на файл е ок, но всяка промяна в съдържанието прави подписа невалиден.

Често задавани въпроси

КЕП или ПИК на НАП?

ПИК е безплатен код само за портала на НАП и покрива повечето нужди на физическо лице. КЕП е универсален – работи навсякъде и подписва документи. За фирма КЕП е практически задължителен.

Може ли чужденец да получи КЕП?

Да, с валиден документ за самоличност; някои доставчици издават дистанционно и на чужденци без български ЕГН/ЛНЧ. Проверете конкретните изисквания.

Какво става, ако загубя картата?

Веднага поискайте от доставчика спиране (суспендиране) и прекратяване на сертификата – може по телефона с паролата от договора. След това се издава нов срещу такса.