Как се прави приемо-предавателен протокол за стоки, имот или оборудване

Приемо-предавателният протокол е документът, който доказва, че нещо е предадено от едно лице на друго – в какво количество, в какво състояние и на коя дата. Използва се при доставка на стоки, при нанасяне и напускане на нает имот, при предоставяне на служебен лаптоп или телефон на служител, при приемане на извършен ремонт или услуга.

Няма законово утвърден образец – всяка фирма си го прави сама. Важното е протоколът да отговаря на въпроса „кой, какво, кога и в какво състояние“. По-долу ще видите структура, която работи и за трите случая, и списък с полетата, които не бива да липсват.

Какво ще ви трябва

• Основанието: номер и дата на договора, фактурата, поръчката или заповедта, по която става предаването.
• Данни на двете страни – предаващ и приемащ – и на хората, които физически подписват (име, длъжност, при нужда пълномощно).
• Точно описание на предмета: наименования, модели, серийни или инвентарни номера, количества, мерни единици.
• За имот: показания на електромер, водомер, топломер или газомер, брой ключове и дистанционни, списък на обзавеждането.
• Телефон с камера – снимките към протокола са най-доброто доказателство за състоянието.
• Два екземпляра на хартия или PDF, подписан с квалифициран електронен подпис от двете страни.

Стъпка по стъпка

1. Заглавие, номер и дата. „ПРИЕМО-ПРЕДАВАТЕЛЕН ПРОТОКОЛ № …/дата“. Номерирайте протоколите последователно за годината – така лесно ги свързвате с договора и фактурата. Запишете и мястото на съставяне.
2. Страни. Предаващ и приемащ: наименование, ЕИК или ЕГН, адрес, представляващ. Ако подписва служител, а не управителят, запишете името и длъжността му – той действа от името на фирмата.
3. Основание. „Настоящият протокол се съставя на основание договор № … от … / фактура № … / заповед № …“. Това свързва протокола с правното отношение и показва за какво е предаването – продажба, наем, ремонт, служебно ползване.
4. Описание на предмета в таблица. Колони: №, наименование, марка и модел, сериен или инвентарен номер, количество, мярка, състояние, забележка. За еднородни стоки запишете партиди и срок на годност; за техника – сериен номер и какво има в комплекта (зарядно, чанта, кабели).
5. За имот: показания и обзавеждане. Запишете показанията на всички измервателни уреди с номерата им и датата, брой ключове, карти за достъп и дистанционни. Избройте помещенията и за всяко – стени, под, прозорци, врати, уреди с конкретно състояние: „добро“, „драскотина 10 см на паркета до вратата“, „фурната не работи“.
6. Констатации и забележки. Отделен абзац: „Приемащата страна констатира следните несъответствия: …“ или „Приемащата страна няма забележки“. Ако има липси или дефекти, запишете ги тук, а не само в разговор – неотбелязана забележка юридически не съществува.
7. Клауза за риск и собственост. Едно изречение: „С подписването на протокола рискът от погиване и повреждане на вещите преминава върху приемащата страна“ (за наем и служебно оборудване) или „собствеността преминава …“ (за продажба, ако така е по договора). Това е смисълът на целия документ.
8. Приложения. Избройте: снимки (брой и носител), гаранционни карти, инструкции, сертификати, копия на фактури. Снимките с дата от телефона са евтини и трудно оспорими.
9. Подписи. Име, длъжност, подпис за всяка страна и брой екземпляри. Ако предаването е на няколко етапа, съставете отделен протокол за всеки етап, а не допълвайте стария.

Съвети и чести грешки

• Не подписвайте „по доверие“ протокол за нещо, което не сте проверили. Пребройте кашоните, включете лаптопа, завъртете кранчето.
• При доставка на стоки протоколът не замества фактурата: фактурата доказва сделката и цената, протоколът – предаването и състоянието. Съхранявайте ги заедно.
• За служебно оборудване добавете ред, че служителят се задължава да върне вещта в същото състояние при прекратяване на трудовото правоотношение – улеснява отчетността и евентуалната имуществена отговорност по Кодекса на труда.
• При имот правете протокол и при нанасяне, и при напускане – връщането на депозита се решава по разликата между двата.
• Пазете протоколите толкова дълго, колкото и договорите, към които са – минимум 5 години след края на отношението; протоколите към фактури следват счетоводните срокове.
• Ако другата страна откаже да подпише, отбележете това в протокола, подпишете го пред свидетел и го изпратете по имейл или с обратна разписка.

Често задавани въпроси

Протоколът счетоводен документ ли е?

Сам по себе си не, но често е приложение към първичен документ (фактура) и служи като доказателство за доставката при данъчна проверка – особено при вътреобщностни доставки, където НАП иска доказателство, че стоката е получена.

Може ли да е електронен?

Да – PDF, подписан с квалифициран електронен подпис от двете страни, е равностоен на хартия. Снимка на подписан хартиен протокол е приемлива за ежедневна работа, но пазете оригинала.

Нужни ли са свидетели?

Не. Свидетели или нотариална заверка имат смисъл само при висока стойност на вещите или когато очаквате спор.