Как се пише фактура – задължителни реквизити, пример и чести грешки

Фактурата е основният първичен счетоводен документ, с който доказвате, че сте продали стока или извършили услуга. Издава я доставчикът – независимо дали е регистриран по ЗДДС или не – и тя трябва да бъде издадена не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие (доставката) или от получаването на авансово плащане (чл. 113, ал. 4 от ЗДДС).

Правилно попълнената фактура е условие получателят да я осчетоводи и да ползва данъчен кредит. Грешка в реквизитите може да доведе до отказ на данъчен кредит при ревизия, затова си струва да отделите няколко минути за проверка преди изпращане.

Какво ще ви трябва

• Данни на вашата фирма: наименование, седалище и адрес на управление, ЕИК и идентификационен номер по ЗДДС (BG + ЕИК), ако сте регистрирани.
• Данни на клиента: наименование, адрес, ЕИК/ДДС номер. Проверете ги в Търговския регистър (portal.registryagency.bg) и чрез проверката на ДДС номера на nap.bg.
• Описание на стоката или услугата, количество, мерна единица и единична цена без ДДС.
• Програма за фактуриране или шаблон в Word/Excel, който пази поредна номерация.
• Номер и дата на договор, поръчка или проформа, ако има такива.

Стъпка по стъпка

1. Наименование и номер. Напишете „Фактура“ (или „Фактура-оригинал“) и пореден десетразряден номер с водещи нули, например 0000000125. Номерацията е нарастваща, без пропуски и дублиране, и важи за цялата фирма (чл. 114, ал. 1, т. 2 от ЗДДС).
2. Дата на издаване и дата на данъчното събитие. Обикновено съвпадат. Ако издавате фактурата няколко дни след доставката, посочете и двете дати – това определя в кой данъчен период се включва ДДС.
3. Данни на доставчика. Наименование, адрес на управление, ЕИК и ИН по ЗДДС. При ЕТ се пише и името на физическото лице.
4. Данни на получателя. Наименование, адрес, ЕИК и ДДС номер. Ако клиентът е физическо лице, ЕИК не се попълва, а се посочват име и адрес (ЕГН не е задължителен).
5. Описание на доставката. Вид на стоката/услугата, количество, мерна единица, единична цена без ДДС и данъчна основа за всеки ред. Избягвайте общи формулировки като „услуга по договор“ – напишете „счетоводно обслужване за м. май 2026 г. по договор № 12/2025“.
6. Ставка и размер на ДДС. Стандартната ставка е 20 %, 9 % за хотелско настаняване, 0 % при износ и вътреобщностни доставки. Ако не сте регистрирани по ЗДДС, не начислявате данък и задължително пишете „Основание за неначисляване на ДДС: чл. 113, ал. 9 от ЗДДС“.
7. Обща сума за плащане. Данъчна основа + ДДС = сума за плащане, в евро с два знака след десетичната запетая. Ако фактурата е в друга валута, данъчната основа и данъкът трябва да са посочени и в евро по курса на ЕЦБ за деня на данъчното събитие.
8. Начин и срок на плащане. IBAN, банка, „по банков път“ или „в брой“, както и падеж (например 14 дни). Не са задължителни реквизити, но спестяват въпроси.
9. Име на съставителя. Подпис и печат не са задължителни нито по ЗДДС, нито по Закона за счетоводството – достатъчно е да е ясно кой е издал документа.
10. Издайте и изпратете. Хартиен оригинал или PDF по имейл – електронната фактура е равностойна, ако получателят е съгласен да я получава така (чл. 114, ал. 9 от ЗДДС). Пазете копие най-малко 10 години.

Пример за попълнена фактура

• Фактура № 0000000125 от 12.05.2026 г., дата на данъчното събитие 12.05.2026 г.
• Доставчик: „Офис Пример“ ЕООД, гр. София, ул. „Примерна“ 1, ЕИК 123456789, ИН по ЗДДС BG123456789
• Получател: „Клиент“ ООД, гр. Пловдив, бул. „Марица“ 10, ЕИК 987654321, ИН по ЗДДС BG987654321
• Офис стол Ergo 200 – 2 бр. × 150,00 € = данъчна основа 300,00 €
• ДДС 20 % – 60,00 €; Сума за плащане: 360,00 €
• Плащане по банков път, IBAN BG00XXXX00000000000000, срок 14 дни; съставил: Иван Иванов

Съвети и чести грешки

• Сгрешен ЕИК или ДДС номер на клиента – най-честата причина за отказан данъчен кредит. Проверявайте при всяка нова фирма.
• Липсва основание за неначисляване – нерегистрираните по ЗДДС често пропускат чл. 113, ал. 9, а при обратно начисляване или ВОД трябва да се посочи съответният член (например чл. 163а или чл. 53).
• Пропуск в номерацията – ако анулирате фактура, не „изтривайте“ номера, а съставете протокол по чл. 116 от ЗДДС и издайте нова.
• Поправка с коректор – фактура не се поправя. При промяна на цена или количество се издава кредитно или дебитно известие (чл. 115 от ЗДДС).
• Закъсняло издаване – след 5-дневния срок рискувате глоба по чл. 182 от ЗДДС, която за юридически лица започва от 500 лв. (около 256 €).
• Авансово плащане – за получен аванс също се издава фактура в 5-дневен срок, а при окончателната доставка авансът се приспада.

Често задавани въпроси

Трябва ли фактура, когато продавам на физическо лице?

Не е задължителна, освен ако клиентът я поиска. При плащане в брой или с карта задължително се издава фискален бон, а фактурата се прилага към него.

Валидна ли е фактура само като PDF?

Да. Електронната фактура има същата сила като хартиената, стига да е гарантирана автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието – изпращане от служебен имейл или през програма за фактуриране е напълно достатъчно.

Колко време се пазят фактурите?

По Закона за счетоводството (чл. 12) – 10 години, считано от 1 януари на годината, следваща отчетния период. По ДОПК – до 5 години след изтичане на давността за данъчното задължение, което на практика е същият срок.