Как се прави PDF от Word и как се обединяват или разделят PDF файлове безплатно

PDF е форматът, в който изпращате оферти, договори и фактури, защото изглежда еднакво на всяко устройство и не може да се промени „случайно“. Word го създава без допълнителни програми, а за обединяване на няколко файла в един, разделяне на страници или намаляване на размера има безплатни и надеждни инструменти, които работят офлайн.

В тази статия ще видите точните менюта в Word, после трите най-удобни безплатни програми за работа с PDF и кога е безопасно да ползвате онлайн услуги.

Какво ще ви трябва

• Microsoft Word 2010 или по-нов (или безплатния LibreOffice Writer).
• PDF24 Creator – безплатна програма за Windows с обединяване, разделяне, компресиране, подписване и „виртуален принтер“ (pdf24.org).
• PDFsam Basic – безплатна програма с отворен код за обединяване и разделяне, работи и на macOS и Linux.
• Вградения принтер Microsoft Print to PDF в Windows 10/11.
• Браузър Edge или Chrome за преглед и бърз печат на отделни страници.

Стъпка по стъпка

1. Запазете Word документа като PDF. File → Save As → изберете папка → в Save as type изберете PDF (*.pdf) → Save. Същото прави File → Export → Create PDF/XPS Document. Документът остава отворен като .docx, а PDF е ново копие.
2. Изберете правилните опции. Натиснете Options в прозореца за запис: „Standard (publishing online and printing)“ за печат; „Minimum size“ за имейл; отметнете Create bookmarks using Headings, за да има навигация по заглавията; за документи, които ще се архивират дълго, изберете PDF/A compliant. Ако документът има коментари, изключете Document showing markup.
3. Алтернатива – печат към PDF. Ctrl+P → принтер Microsoft Print to PDF → Print. Полезно е от всяка програма (Excel, браузър, счетоводен софтуер), а в полето Pages може да напишете само нужните страници, например 2-4 – така разделяте PDF без допълнителна програма.
4. Обединете няколко PDF с PDF24. Отворете PDF24 Toolbox → Merge PDF, пуснете файловете с плъзгане, подредете ги с мишката и натиснете Merge. Запазете резултата с ново име. Можете да смесвате PDF и изображения (JPG/PNG от сканирани документи).
5. Разделете PDF. PDF24 → Split PDF: по всяка страница, на всеки N страници или по диапазони (например 1-3, 4-10). В PDFsam Basic модулът Split by bookmarks разделя дълъг документ по заглавия, а Extract изважда конкретни страници.
6. Пренаредете и изтрийте страници. PDF24 → Organize pages или PDFsam → Alternate Mix / Rotate. Завъртането на сканирана страница наобратно става за секунди, без да сканирате отново.
7. Компресирайте за имейл. PDF24 → Compress PDF с DPI 150 и качество 75 % прави от 20 MB сканиран договор около 2–3 MB, четим на екран. Запазете оригинала, ако ще печатате.
8. Проверете резултата. Отворете PDF в Edge или Adobe Acrobat Reader и прегледайте шрифтовете, кирилицата и дали таблиците не са разместени. При проблем с кирилицата в Word вградете шрифтовете: File → Options → Save → Embed fonts in the file.

Съвети и чести грешки

• Онлайн услуги за чувствителни документи – iLovePDF, Smallpdf и подобни са удобни, но качвате файла на чужд сървър. За договори, лични данни и фактури използвайте офлайн програми.
• „Сканиран“ PDF без текст – ако PDF е снимка, няма да търсите в него. PDF24 има OCR (разпознаване на текст) с поддръжка на български; включете го при сканиране.
• Защита с парола – PDF24 → Protect PDF задава парола за отваряне и забрана за печат/копиране. Изпращайте паролата по друг канал (SMS, телефон).
• Подписване с КЕП – електронно подписан PDF се прави с Adobe Acrobat Reader (Tools → Certificates) или с приложенията на доставчика на подписа (B-Trust, Evrotrust, Borica). След подписване не редактирайте файла – подписът става невалиден.
• Полета и размер на страницата – при печат от браузър изключете колонтитулите и изберете A4, иначе PDF излиза с адреса на страницата отгоре.
• Редактиране на PDF – Word 2013+ може да отвори PDF и да го превърне в редактируем документ (File → Open), но форматирането на сложни документи се разваля. По-добре пазете оригиналния .docx.

Често задавани въпроси

Каква е разликата между PDF и PDF/A?

PDF/A е версия за дългосрочно архивиране: всички шрифтове са вградени, няма външни връзки и JavaScript. Институциите и електронните архиви често го изискват. Word го създава с отметката „PDF/A compliant“ в Options.

Как да обединя Word и Excel в един PDF?

Запазете всеки файл като PDF и ги обединете с PDF24 или PDFsam. Алтернатива в Word: Insert → Object → Text from File вмъква другия документ преди експорт.

Защо PDF от Word е по-голям от оригинала?

Обикновено заради вградени изображения с висока резолюция. Преди експорт изберете снимка → Picture Format → Compress Pictures → 150 ppi, Apply to all, или при запазване изберете Minimum size.