Как се пише заявление и декларация в свободен текст

Заявлението е документ, с който искате нещо – отпуск, удостоверение, достъп до информация, промяна в договор. Декларацията е документ, с който заявявате факт – че нямате задължения, че сте съгласни с нещо, че данните са верни. За много случаи институциите имат готови бланки, но също толкова често трябва да напишете текста сами, „в свободен текст“.

Добрата новина е, че и двата документа следват една и съща проста структура, която научавате веднъж и използвате навсякъде – от общината и НАП до собствения си работодател. По-долу е тази структура, стъпка по стъпка, с примери.

Какво ще ви трябва

• Точното наименование на адресата: институция и длъжност на ръководителя (кмет, директор, управител); за работодател – „До управителя на …“.
• Вашите данни: три имена, ЕГН (или ЕИК, ако подавате като фирма), адрес за кореспонденция, телефон и имейл.
• Правното основание, ако го знаете (член от закон, клауза от договор) – не е задължително, но ускорява обработката.
• Документите, които ще приложите – копия, не оригинали, освен ако не се изисква друго.
• Принтер и химикалка за подпис, или квалифициран електронен подпис (КЕП), ако подавате през egov.bg или по имейл.

Стъпка по стъпка

1. Адресат (горе вдясно). „ДО г-н/г-жа …, Директор на Дирекция „…“, Община …“ или „ДО Управителя на „…“ ЕООД“. Ако не знаете името, напишете само длъжността – тя е важната.
2. Вид на документа (центрирано, с главни букви). „ЗАЯВЛЕНИЕ“ или „ДЕКЛАРАЦИЯ“. При заявление добавете подзаглавие: „за издаване на удостоверение за наследници“ или „за ползване на платен годишен отпуск“.
3. Подател. „от Иван Петров Иванов, ЕГН …, адрес: …, тел.: …, e-mail: …“. При фирма: наименование, ЕИК, адрес на управление, представляващ. Телефонът и имейлът не са формалност – оттам ще ви потърсят, ако нещо липсва.
4. Обръщение и същина. „Уважаеми господин Директор,“ и веднага в първото изречение – какво искате или какво декларирате. Заявление: „Моля да ми бъде издадено удостоверение за …, което ми е необходимо за …“. Декларация: „Декларирам, че към датата на подаване нямам неуредени задължения към …“.
5. Обстоятелства и основание. Във второ и трето изречение добавете фактите: дати, номера на документи, кратко описание. Ако има правно основание, посочете го: „на основание чл. 155 от Кодекса на труда“ (платен отпуск), „на основание чл. 326 КТ“ (напускане с предизвестие), „по реда на Закона за достъп до обществена информация“. Една страница е максимумът.
6. Искане или декларативна част, ясно отделена. При заявление: „Моля да …“ – конкретно: какъв документ, колко екземпляра, в какъв срок, как искате да го получите (на място, по пощата, електронно). При декларация, само ако нормативен акт го изисква: „Известна ми е наказателната отговорност по чл. 313 от Наказателния кодекс за деклариране на неверни данни“.
7. Приложения. „Приложения: 1. Копие от … 2. …“. Избройте ги точно – служителят ще провери по този списък. Не прилагайте оригинали, освен когато изрично се изисква.
8. Дата, място, подпис. „Дата: …, гр. …, Подпис: …“ и под него трите имена. При хартиен документ подписвайте със синя химикалка, за да се различава оригиналът от копие; при електронен – с КЕП.
9. Подаване и входящ номер. Подайте в деловодството и поискайте входящ номер – той е доказателството, че документът е получен и от кога тече срокът. При подаване по имейл поискайте потвърждение; през egov.bg системата сама генерира номер. Запазете копие.

Съвети и чести грешки

• Един документ – едно искане. Ако имате две различни искания, напишете две заявления; така всяко се обработва отделно и не чака другото.
• Без обръщение на „ти“, без заплахи и оценки – дали забавянето е „неоснователно“ преценява съдът, не вие. Фактите и искането са достатъчни.
• В администрацията общият срок за произнасяне по Административнопроцесуалния кодекс е 14 дни, а когато трябва да се събират документи – до един месец; по ЗДОИ – 14 дни. Ако мълчат, следващата стъпка е жалба до по-горестоящия орган, а не второ заявление.
• Декларация, която ви дават да подпишете наготово, прочетете докрай – особено редовете за съгласие за обработка на лични данни и за наказателна отговорност.
• В заявление за напускане посочете датата, от която тече предизвестието, и срока му по договора (по чл. 326 КТ е 30 дни, ако не е уговорен друг, до 3 месеца). Без тези данни датата на прекратяване става спорна.
• Пазете копие с входящия номер поне докато приключи въпросът, а при трудови документи – до края на трудовото правоотношение и няколко години след това.

Често задавани въпроси

Може ли заявлението да е написано на ръка?

Да, ако е четливо. Институциите не могат да откажат документ, защото не е напечатан. За фирма напечатаният документ на бланка изглежда по-сериозно.

Задължително ли е да цитирам закон?

Не. Институцията е длъжна сама да определи реда, по който ще разгледа искането. Цитатът помага, но грешен цитат може да обърка – ако не сте сигурни, пропуснете го.

Каква е разликата между заявление и молба?

Практически никаква – „молба“ е по-старата дума. В административното производство по АПК правилният термин е „искане“ или „заявление“; към работодател се приемат и двете.