Как се прави фирмена бланка в Word – колонтитули, лого и запазване като шаблон

Фирмената бланка е документ на Word, в който логото и данните на фирмата са вече поставени в колонтитулите, така че всеки служител просто отваря шаблона, пише писмото или офертата и печата. Освен че изглежда професионално, бланката ви помага да изпълните чл. 13 от Търговския закон, според който търговецът е длъжен да посочва в търговската си кореспонденция фирмата, седалището и адреса на управление и ЕИК.

Описаните стъпки са за Microsoft Word 2016–2021 и Microsoft 365 под Windows (менютата са дадени на английски и на български); в LibreOffice Writer логиката е същата.

Какво ще ви трябва

• Лого в PNG с прозрачен фон, минимум 300 dpi за печат (при ширина 5 см това са около 600 пиксела). Ако имате само JPG на бял фон, също става.
• Точните фирмени данни: наименование, адрес на управление, ЕИК, ИН по ЗДДС, телефон, имейл, уебсайт, IBAN и банка.
• Фирмените цветове в HEX или RGB (например #1F4E79) и шрифт – Calibri, Arial или фирмен шрифт, инсталиран на всички компютри.
• Microsoft Word; 15–30 минути.

Стъпка по стъпка

1. Нов документ и полета. Отворете празен документ и задайте Layout → Margins → Custom Margins (Оформление → Полета): горе 2,5 см, долу 2 см, ляво 2,5 см, дясно 2 см, размер A4. Повечето принтери не печатат в последните 5 мм, затова не слизайте под 1 см.
2. Отворете горния колонтитул. Щракнете два пъти в горния край на страницата или Insert → Header → Edit Header (Вмъкване → Горен колонтитул → Редактиране). Появява се разделът Header & Footer с настройките.
3. Поставете логото. Insert → Pictures → This Device, изберете файла. След вмъкване от Picture Format задайте ширина 4–5 см (височината се пази пропорционално) и Wrap Text → In Front of Text или Top and Bottom, за да го позиционирате свободно. За подравняване вляво с текста изберете Position → More Layout Options → Horizontal: Alignment Left relative to Margin.
4. Добавете разделителна линия. В колонтитула натиснете Enter под логото и въведете три тирета (–) и Enter – Word рисува тънка линия. Или Insert → Shapes → Line с дебелина 0,75 pt във фирмения цвят.
5. Направете долния колонтитул с данните. Go to Footer (Към долния колонтитул). Напишете на един-два реда с шрифт 8–9 pt: „Пример ЕООД · ЕИК 123456789 · ИН по ЗДДС BG123456789 · гр. София 1000, ул. „Примерна“ 1 · тел. +359 2 123 4567 · office@primer.bg · www.primer.bg · IBAN BG00XXXX00000000000000, Банка ДСК“. Центрирайте и оцветете в тъмносиво (например RGB 89, 89, 89).
6. Номер на страница. В същия колонтитул Insert → Page Number → Current Position → Plain Number или полето Page X of Y, ако документите ви са дълги.
7. Различна първа страница (по желание). Отметнете Different First Page (Различна първа страница) в раздела Header & Footer. Така на първата страница може да има голямо лого с адрес, а на следващите – само малко лого и номер на страница. Настройте и двата варианта.
8. Стилове за текста. Затворете колонтитула (Esc или Close Header and Footer). В Home → Styles щракнете с десен бутон на Normal → Modify и задайте шрифта и размера (например Calibri 11, междуредие 1,15, разстояние след абзац 8 pt). Направете същото за Heading 1 и Heading 2 във фирмения цвят. Така всеки документ ще е еднакъв.
9. Запазете като шаблон. File → Save As → Browse, в полето Save as type изберете Word Template (*.dotx). Word автоматично ще ви отведе в папката Custom Office Templates (DocumentsCustom Office Templates). Наименувайте го „Фирмена бланка.dotx“ и запишете.
10. Използвайте и споделете. Оттук нататък File → New → Personal (или Custom) показва шаблона; отварянето му създава нов документ, а оригиналът остава непокътнат. За да го ползват колеги, копирайте .dotx файла на всеки компютър в същата папка или го сложете на споделен диск и го отваряйте с десен бутон → New.

Съвети и чести грешки

• Лого в тялото на документа вместо в колонтитула – при писане то се мести. Винаги в колонтитула.
• Запазване като .docx – всеки, който отвори файла, ще презаписва бланката. Използвайте .dotx или защитете файла само за четене.
• Огромен файл – лого 4000×3000 px прави всяко писмо по 5 MB. Намалете изображението до 600–800 px ширина преди вмъкване или използвайте File → Options → Advanced → Image Size and Quality: 220 ppi.
• Логото „избледнява“ в колонтитула – Word показва колонтитулите по-светли в режим на редакция, но се печатат нормално. Проверете с Print Preview (Ctrl+P).
• Размити ръбове при печат – използвайте PNG или SVG (Word 2019+ поддържа SVG), а не JPG с нисък размер.
• Липсващ ЕИК – проверете, че в долния колонтитул има поне фирма, адрес на управление и ЕИК; за регистрираните по ЗДДС добавете и ДДС номера.
• Шрифт, който другите нямат – ако използвате фирмен шрифт, вградете го: File → Options → Save → Embed fonts in the file, или изберете Calibri/Arial.

Често задавани въпроси

Как да направя бланката и за PDF оферти?

Пишете офертата в шаблона и използвайте File → Save As → PDF или File → Export → Create PDF/XPS. Колонтитулите с логото се запазват на всяка страница.

Може ли да имам няколко бланки – за писма, оферти, договори?

Да, запазете отделни .dotx файлове („Бланка – писмо“, „Бланка – оферта“) със същия колонтитул, но различно начално съдържание – например таблица за оферта или заглавие „ДОГОВОР“.

Как се променя шаблонът по-късно?

Отворете го с File → Open (не с New), направете промените и запишете. Вече създадените документи няма да се променят – само новите.